Za to, da je stol pisarniški, mora izpolnjevati nekaj zelo pomembnih zahtev in prinašati nekaj ključnih funkcionalnosti. Te lastnosti sicer niso povsem točno določene, poleg tega so pisarniški stoli seveda do neke mere vsestranski in se lahko uporabljajo ne le na različnih delovnih mestih, temveč tudi v najrazličnejših drugih okoljih, pri tem pa pridejo seveda do izraza različne lastnosti. A vseeno lahko izpostavimo nekatere ključne odlike, ki se pri izbiri pisarniškega stola v vsakem primeru izkažejo za zelo pomembne. Pravzaprav lahko opišemo kar eno lastnost, ki v veliki meri odloča o tem, ali je namenjen stol pisarniški rabi ali pa zanjo sploh ni primeren.
Ta lastnost je seveda ergonomska oblika, ki je bila dolgo časa zanemarjana oziroma niti ni bila prepoznana kot pomembna lastnost, danes pa izstopa kot ključni dejavnik pri izbiri pisarniškega stola. Dober pisarniški stol bo vsekakor ergonomsko zasnovan, ne glede na to, na kakšnem delovnem mestu ali okolju nasploh ga nameravamo uporabljati. Ergonomski stoli imajo namreč odločilno lastnost, ki jim daje veliko prednost pri temu načinu uporabe.
Da bi bil lahko prilagojen stol pisarniški rabi, mora seveda omogočati udobno in prijetno sedenje preko celega delovnega dne. Kar nekaj delovnih mest je, ki zahtevajo osemurno sedenje, pri tem pa se zelo hitro pokaže, ali je stol kos nalogi ali ne. Najbolje se bodo seveda izkazali ergonomski stoli, ki so posebej oblikovani prav za ta namen. Ne le, da s svojo zasnovo zagotavljajo udobno sedenje in nemoteno delo, tudi na dolgi rok se zelo izkažejo – telo namreč silijo v zdravo držo, ki tudi po vsakodnevnem dolgotrajnem sedenju ne povzroča težav s hrbtenico oziroma drugimi deli telesa. Prav zato so ergonomski stoli v sodobnih pisarnah tako cenjeni. Uporabljamo jih lahko skozi dolga leta, ne da bi se pokazale posledice slabe drže pri sedenju na pisarniških stolih.